Die Tätigkeit umfasst überwiegend folgende Aufgabenschwerpunkte:
Bürosachbearbeitung in der Verwaltung, 50%
- Feststellung der monatlichen Vergütung für die lokal Beschäftigen Mitarbeiter/-innen unter Beachtung des Ortsrechts zur Besteuerung sowie des Ortsrechts zur Renten- und Krankenversicherung
- Erstellen und Ausgabe der monatlichen Gehaltsabrechnungen
- Krankenversicherungsangelegenheiten der lokal Beschäftigten
- An- und Abmeldung der lokal Beschäftigten bei den zuständigen HRV Institutionen
- Mitarbeit bei Angelegenheiten der inneren Verwaltung der Botschaft
Sekretariatsaufgaben in den Bereichen Verwaltung 30%, Presse 10% und Kultur 10%
Verwaltung 30%
- Abwicklung von Telefon- und Mailverkehr in kroatischer, deutscher und englischer Sprache
einschließlich Fertigung von Gesprächsvermerken, vereinzelt auch in englischer Sprache - Selbständiges Abfassen von Schreiben nach Ansage oder skizzierten Vorgaben in
kroatischer und deutscher Sprache - Führen von Listen, auch Einladungslisten und Terminplänen (auch im Programm MS-Outlook)
- Pflege der Verwaltungskontakte in einer Web-basierten Anwendung
Presse, Kultur, jeweils 10%
- allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Hotelreservierungen, Erstellung von Verbalnoten, Einladungslisten
Anforderungsprofil:
- Fachhochschul- oder Hochschulstudium, vorzugsweise im Bereich Verwaltung
- Abgeschlossene Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung (vorteilhaft mit Erfahrungen
im Bereich Verwaltung) - ausgeprägtes Interesse für verwaltungsspezifische Sachverhalte (Personalwesen)
- ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen und der kroatischen Sprache (gemäß C2 des
Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) sowie sehr gute Kenntnisse der
englischen Sprache (gemäß B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) - gute Computerkenntnisse, besonders MS-Excel
- ausgeprägte Teamfähigkeit sowie kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
- Staatsangehörigkeit eines EU-Mitgliedsstaates oder Aufenthaltsstatus in Kroatien, der die
Erwerbstätigkeit zulässt. Drittstaatsangehörige* müssen sowohl über eine gültige Aufenthalts- als
auch über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen.
*Drittstaatsangehörige sind Personen, die weder EU-Bürgerinnen/EU-Bürger noch sonstige
EWR‑Bürgerinnen/EWR-Bürger (Island, Liechtenstein oder Norwegen) noch Schweizerinnen/Schweizer sind.
Die Botschaft bietet:
- eine anspruchsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
- nach Einarbeitung eigenständiges Arbeiten und regelmäßige Arbeitszeiten
- sehr gute arbeitsvertragliche Bedingungen nach kroatischem Recht mit Musterarbeitsvertrag für die
nichtentsandten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei der deutschen Botschaft in Zagreb - eine sichere Vergütung nach dem jeweils gültigen Vergütungsschema der Botschaft
(derzeit monatlich mindestens 2.499 EUR brutto) bei 13 Monatsvergütungen pro Jahr
Vertragskonditionen:
Der Arbeitsvertrag wird zunächst auf ein Jahr abgeschlossen mit sechsmonatiger Probezeit. Eine
Verlängerung und spätere Entfristung des Vertrages sind bei erfolgreicher Zusammenarbeit erwünscht.
Das Auswärtige Amt hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte
Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung bis zum 27. September 2024, 12:00 Uhr mit folgenden Unterlagen
- Vollständiger und eigenhändig unterschriebener tabellarischer Lebenslauf in deutscher und
kroatischer Sprache - Eigenhändig unterschriebenes Motivationsschreiben in deutscher und kroatischer Sprache
- Kopien von Zeugnissen/Empfehlungsschreiben
- Kopien von Nachweisen über abgeschlossene Studien/Fortbildungen
- Nachweise über Berufserfahrungen
- Kopie des Passes oder Personalausweises
ausschließlich per E-Mail an: vw-103@zagr.diplo.de
Alle zur Bewerbung gehörigen Anlagen sind als ein Dokument im pdf-Format der Bewerbungsmail
beizufügen. Die Datenmenge Ihrer E-Mail darf 3 MB inkl. Anlagen nicht überschreiten.
Bitte beachten Sie, dass nur vollständige und rechtzeitige Bewerbungen berücksichtigt werden können. Empfangsbestätigungen werden nicht versandt. Die Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgereicht.
Bewerberinnen und Bewerber, die in die engere Wahl kommen, werden zu Mitte Oktober 2024 zu einem
Auswahlverfahren eingeladen. Reisekosten hierzu können nicht erstattet werden.
Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung die gesundheitliche Eignung durch eine
ärztliche Untersuchung durch den Kooperationsarzt der Botschaft nachzuweisen. Zudem wird eine
Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.
Weitergehende Informationen über die Botschaft finden Sie unter www.zagreb.diplo.de
Informationen zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie hier (https://www.auswaertiges-amt.de/de/datenschutz-node)